Плюсы и минусы архивного хранения документов

Дата: 23/01/2017

Офис завален стопками документов? Предлагаем услуги архивного хранения документации вне офиса. Мы гарантируем полную сохранность и конфиденциальность. 

Даже за два – три года работы в офисе накапливаются тысячи документов, которые по закону положено хранить на протяжении нескольких десятилетий. Это и бухгалтерская отчетность, копии договоров, кадровая документация, различные отчеты по работе отделом.

  Недостаток места может превратиться в серьезную проблему, в ситуации, если вам приходится снимать коммерческое помещение за внушительную плату целесообразно воспользоваться услугами архивного хранения документов.

В результате вы получаете:  

• полную сохранность документов на бумажных носителях: в наших архивах поддерживается оптимальная температура и влажность, отсутствуют негативные факторы (солнечные лучи, агрессивные чистящие средства и др.);
• оперативный доступ к документации в любой момент, включая выходные, праздничные дни, вечернее или ночное время;
• полная конфиденциальность, защита от промышленного шпионажа: территория находится под круглосуточной охраной, работает СКУД, документы можно сдать в закрытые ячейки, доступ к которым будет только у вас.
• архивное хранение документов на любой срок: от одного года до 75 лет.

Сколько стоит архивное хранение документов в Москве?   

Мы предлагаем гибкую систему ценообразования. Цена рассчитывается исходя из объема документации, передаваемой на хранение, а также дополнительных услуг: хранение в отдельной ячейке, систематизация, отдельный менеджер, закрепляемый за клиентов и др.  
Чтобы узнать точную стоимость услуги позвоните +7 495 933 52 32 или посетите наш офис.  

Хранение документов в архиве: как это работает?

- вы сдаете документацию на хранению в наш архив;
- документы систематизируются, создаются электронные каталоги, копия предоставляется вам;
- при необходимости, вы подаете запрос;
- нужную бумагу можно забрать в нашем хранилище или заказать доставку курьером;
- после того, как надобность в документе проходит, вы возвращаете (лично или курьером) его обратно в архив.

Как подготавливаются документы к депозитарному хранению в архиве?  

Перед хранением в депозитарии, документация: 

1. Разбирается и систематизируется;
2. Упаковывается в специальные короба;
3. Маркируется: каждому коробу присваивается отдельный шифр;
4. Составляется Акт приема-передачи. 

Только после выполнения обязательных процедур, систематизированная и упакованная документация отправляется к месту постоянного хранения.  

Система безопасности  архивированных документов

Мы позаботились, чтобы вы спали спокойно и не волновались за сохранность архивированных документов.Для этого у нас налажена многоуровневая система безопасности: 
- территория вокруг хранилища находится под круглосуточной охраной;
- доступ в хранилище у ограниченного количества сотрудников, все прошли проверку службой безопасности;
- при вскрытии хранилища вы получаете оповещение;
- отдельно доступна опция архивного хранения документов в опечатанных ячейках, которые никто не может открывать, кроме вас (или в присутствии представителя компании).  

Хранить самостоятельно или передать на хранение нам?  

Вы глубоко заблуждаетесь, если считаете, что можно полностью перейти на электронный документооборот и обойтись без бумажных носителей. Учредительные документы с «живой» печатью, контракты с сотрудниками, договоры с контрагентами или клиентами, графики, отчеты. Многие документы, по закону, нужно хранить на протяжении десяти - двадцати лет. С каждым днем, месяцем, годом их накапливается все больше и больше.  

Поднимается вопрос не только в оптимизации места. Куда более важна безопасность и защита конфиденциальных данных от недобросовестных сотрудников, которые могут слить важную информацию конкурентам, подорвав благополучие и репутацию компании.  Помимо охраны помещения не стоит забывать о затратах, связанных с закупкой стеллажей, сейфов, шкафов, коробов. Добавим оплату отопления, освещения, оклад работников архива. Услуги архивного хранения документов сторонней компании например Santa Fe выглядят куда более выгодно.   

Несколько причин передать документы для архивации и хранения компании Santa Fe:  

Решение проблемы нехватки места  
Вы высвобождаете место в офисе, которое можно использовать более эффективно, или сокращаете расходы на аренду помещения.
 
Высвобождение рабочего времени сотрудников  
Вместо того, чтобы тратить десятки часов на разбор документов, ваши сотрудники будут заниматься прямыми обязанностями, что положительно повлияет на эффективность их работы.
   
Соответствие требованиям к оформлению документов  
Наши работники хорошо знакомы с требованиями по оформлению документов длительного хранения.
Мы избавим вас от головной боли, связанной с необходимостью постоянно следить за изменениями законодательства, и подготовим документы по правилам.  

Экономия на содержании в штате архивиста
Большой документооборот требует содержания одного или нескольких архивистов в штате компании.Стоимость наших услуг существенно ниже оклада наемного работника. Ко всему: никаких отпускных, больничных, отчислений в ПФ и налоговую.   

Удобный и быстрый доступ к архивам  
Документы структурируются и приводятся к единой системе, создаются бумажные и электронные каталоги. Все это дает возможность, при необходимости, за считанные минуты найти нужный документ. Вам даже не нужно покидать офис – необходимые бумаги доставит курьер.  

Решается вопрос хранения документов после ликвидации компании  
Закон предписывает хранить документацию даже после ликвидации предприятия.

Услуга архивного хранения документов решает множество проблем. Вы просто сдаете документы нам, а при необходимости лично или курьером забираете их.  

Остались вопросы? Звоните:+7 (495) 933-52-32